2冊目のツバメノート。ノートに情報を蓄積し、効率的に使うための工夫について

仕事を進めていく上で、パソコンはなくてはならない存在です。

朝、出勤すると、まず、パソコンを起動させ、メールを開いて、、、という作業から一日がスタートします。

しかし、そんな状況にあっても、仕事のメインをノートに置いています。

ノートをいつもデスクの上に置き、書き込む、資料を貼る、、、などの作業によりノートに情報を蓄積しています。

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1 ツバメノートを新調

今年の春、転勤で新しい部署に変わったのを機にツバメノートを新調しました。

2冊目のツバメノートになります。

で、今回も方眼タイプを購入しました。

(1) 「ある会議」と1冊目のツバメノート

以前公開した記事で、ツバメノートの良さ、使い方等について触れました。

 

⇒ ツバメノートを仕事用のサブノートとして使用開始。さすが日本製!と感じる1冊。ノーブルノートとツバメノートを使い分ける。

 

その時使用したツバメノート(1冊目のツバメノート)は、「ある会議」のために急きょ準備したもの、つまり、その会議を乗り切ることを主な目的として作り上げたノートでした。

その後、会議を無事終え、このノートの出番は、ほとんどなくなり、現在は、机の引き出しの中でひっそりと待機中です。

 

▼使い始めて間もないころのツバメノート、、、まだ、綺麗です。 

また、会議が終わった後は、既にメインで使用中のライフ社のノーブルノートを再び主役の座に戻したため、新しくノートを購入することはありませんでした。

 

▼ライフ社のノーブルノートも現在2冊目を使用中、、、主に「スクラップブック」兼「業務日誌」的な使い方をしています。

(▲)表紙が光っているのは、、、フィルムを貼っているためデス

 

左~現在使用中、右~約3年間の使用で、様々な情報が蓄積され(貼られ)、かなり太っていますが、作りがしっかりしているため未だに綺麗にしています。

ノーブルノートに関する記事はコチラ(▼)から、、、。

 

⇒ ノートは仕事の『大事な相棒!! 』 2年間使い続けている1冊『ノーブルノート』 永く付き合えるようカスタマイズして使っています!

 

脱線してしまいました、、、今回はツバメノートの話でした (-_-;) 

(2)「転勤」と2冊目のツバメノート

冒頭に述べたとおり、今年の春、現在の部署に異動になりましたが、担当した業務は、これまでに経験のないものでした。

そこで、業務内容をマスターするために、、、というか、業務の内容を自分なりに整理するために、必要な情報やデータを集め、それを大まかに整理してノート1冊にまとめ上げることにしました・・・オリジナルの業務マニュアルの作成です。

これについては、前述した、1冊目のツバメノートを使って会議を乗り切ったときの成功体験が大きなヒントとなりました。

 

「直ぐに確認したい情報、頻繁に確認する情報、活用できる情報」等をこのノートに集約し、ノートを開けば、素早く情報を確認できるようにしました。

手にした1冊のノートに自分の欲しい情報が網羅されているというわけです。

 

ツバメノートが手元にあれば、仕事を効率的に行えるという安心感が生まれました。

 

▼現在使用中のツバメノートです。

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たくさんの資料を詰め込んでいますので、少し太り気味です。

で、ノートを活用する理由等について以下で、、、

 

2 ノート活用のイメージは『俯瞰』

ノートを作りこんでいく際に重視していること、それは、『俯瞰(ふかん)』できるノートに仕上げることです。

『俯瞰』高い所から見下ろし眺めること。「ビルの屋上から市内を俯瞰する」

英語では、『Bird’s-eye view』、、、『鳥瞰』

なんか、分かりづらいことを書いているわけですが、、、

イメージにすると、こんな(▼)感じです。

もう少し説明します。

まず、ノートを使っていて感じるノートの良さについて、思いつくままに記すと、、、

あくまでも、私的な意見ですが、、、

①一覧性が高い ~ パラパラと記載事項の全体を見渡せる

②確認したい部分を素早く確認できる

③追記する際、サッと開いて書き込める

④イメージした図や文字を即座に描ける

⑤書くという作業により記憶に残る(残りやすい)

⑥時系列や統計等頻繁に見返す情報をチェックしやすい

等の点を感じています。

特に、この中で

①一覧性が高い ~ パラパラと記載事項の全体を見渡せる

という点については、ノートを活用していく上で最も重視してい部分です。

そこで、全体が見渡せるノート作り、つまり、『俯瞰(Bird’s-eye view)ノート活用のイメージとなるわけです。

そのために、少し工夫を施しています、、、以下の項目で。

これは(▼)あくまでもイメージです、、、(*^^*)

3 『俯瞰』するための工夫 ~ 情報の凝縮等

ノートを効率的に使用するための工夫として、現在使用中のツバメノートには、

①考え方を整理するために自分自身で作成したチャートや時系列等の資料

②会議やレクチャーを受けた際の資料で重要な部分の切り抜き

③閃いたことがあったり、分からないことで調べたときの資料

④統計等データとして使える資料

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⑤雑誌や新聞の切り抜き

等を貼ったり、その資料にコメントを書き込んだりしています。

▼顔写真や経歴などもネットなどで入手できれば活用しています。余白には、今後入手した情報を追記予定です。

▼頻繁に使用するデータなどもノートに貼っています。

パラパラとめくって短時間で情報を確認するためには、一つのページに沢山の情報が詰め込まれていることが望ましい。

ただ、ノートという限られたスペースを活用することになりますので、貼り付ける資料の大半は、縮小しています。

また、資料が複数ある場合で、それを一体化した方が分かりやすいと判断したときは、Excelを使い、自分の見やすい資料(レイアウト)に作り替え、更にそれをノートに貼れるサイズに縮小することもあります。

会議などで沢山の資料が配られますが、使えそうな資料は、縮小した上で、必要な部分だけを切り抜いて貼っています。

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一応、仕事のエキスを詰め込んだノートになっています(▲)。

こうした地道な作業を繰り返してノート作り上げているわけですが、、、1冊目のツバメノートで、このやり方が使えることが実証済みなので、地道な作業も続けられます。

なお、ノートに貼れる資料は限られていますので、欲張らずに必要最小限の資料だけを貼ることも重要なポイントです。

ノートに貼った資料の基になるデータは、ドッチファイルに綴じていますので、更に詳しい情報が必要なときはドッチファイルで確認することになります。

4 フル活用するための工夫

ノートに詰め込んだ情報をフル活用していくために、更に工夫をしています。 

どこに、どんな情報が収納されているか短時間で探し出すための工夫です。

(1)  ジョーブを使用

ジョーブ・・・ご存知、3M社から発売されているインデックスです。

お気に入りのインデックスです。

1冊目のツバメノート同様、2冊目にもジョーブを使用しています。
必要な情報を素早く見つけ出すためです。

ジョーブ

有名なインデックス(ポストイット)らしいんですが、ツバメノートで使用するまでは、その存在すら知りませんでした。

長く、紙のインデックスを使用していましたが、たまたま職場にあった『ジョーブ』を使ってみて,その使い安さ,便利さに驚き,今では完全に『ジョーブ』の虜になっています,,。

「インデックスは紙!」と永く思っていたので,,,いまさらながら,こんな便利なモノに出会うあとは、、、(-_-;)

そこで、ノートの話から少し脱線して、『ジョーブ』のお気に入りの点等を、、、

既にお使いの方、「そんなんこと知っている!」という方は読み飛ばしてください、、、

 

 『ジョーブ』を気に入っている点

① 柔軟性があるので資料を傷めない

フィルム素材なので、紙とちがい、柔軟性があり、折れ曲がったり、圧迫されてもインデックス自身が曲がるだけで、貼った資料を傷めません。
インデックスがカバンの中等で圧迫を受けても資料が破れることがありません

② フィルム素材だけどタイトルを書き込める

ボールペンのみならず、鉛筆でも書き込むことができます

③ 透明なので貼った部分の字が読める

紙のインデックスは、貼った部分の文字が隠れてしまうことがありますが、ジョーブは透明なので貼る場所を選びません。

④ 剥がれにくいが、簡単に剥がせる。

調べてみて分かりました。この性質が、『ジョーブ』開発の出発点だったようです。
3M社で接着剤を開発中、「強力だけど、剥がしやすい」という接着剤が偶然でき、これを何かに活用できないかということで、
『ジョーブ』が生まれたとのこと。

⑤ 何回も貼って,剥がせ、跡が残らない

ファイルに綴じた資料の差し替えをするとき,インデックスを張り替えられるのはありがたい。
差し替えた資料用に新たにインデックスを準備する必要がありません。

 

なお、インデックスを貼っているため机に収納する際は逆向きになります。

インデックス『ジョーブ』の話が長くなってしまいました、、、(*´ω`)

既に,使用している人にとっては、、、「何をいまさら,,,」という感じなんでしょうが,紙のインデックスしか使ったことのなかった私にとっては,とにかく感動の商品でした。
もっと早く知っていれば、、、仕事の効率も上がったかも、、、。

(2)  ノートにページ、枝番を付ける

ノートを購入して、まず最初にすること、、、ノートの右下端にページ(番号)をつけます。

 

これは、結構使えます。

現在見ているページに関連する資料を探すときに便利です。

例えば、現在見ているページの資料の余白に「関連ページ~〇〇ページ」と記載されていれば、そのページの関連資料が、〇〇ページにあることになります。

「あの資料何ページにあったっけ?」、、、と資料を探す手間が省けます。

 

 

また、一つのページに関連の資料を何枚も重ねて貼っていく場合があります。

その際は、例えば、10ページに新たに資料を貼る場合は、「10ー2、10ー3」というように枝番を付けて行きます。

こうすることで、関係する資料を探しやすくなります。

(3)  資料はスティック糊で貼る

資料は、スティック糊を使い、いつでも剝がせるような貼り方をしています。

大半の資料は、貼ったままなのですが、中には

     内容を更に解り易く修正したい場合

   内容を最新の情報に更新する必要がある場合

    内容に誤りがある場合

等があります。

これに対応するためには、資料を貼りかえることが必要になります。

そんな時は、糊で貼った資料を剝がすわけですが、、、。

スティック糊は、液状タイプのものと比較して、わりと剥がしやすい。

また、少しでも簡単に剥がせるように、貼る際には、資料全体にのりを付けず、資料の端の方に少しだけのりをつけるような工夫もしています。

、、、もちろん、跡形もなく綺麗に剥がせるわけではありませんので、ご注意を!

 

5 おわりに

ノートの良さに触れましたが、、、、

更に,挙げるとしたら、、、これこそまさに個人的な意見になるんですが,

 情報が蓄積されたノートは自分にとって一つの作品

 パラパラとめくれば仕事で辿ってきた足跡を確認できる

なんて、、、少し大袈裟かもしれませんが、こうしたことも感じています。

暇なときは、用もないのに開いて眺めることがあります。

ノーブルノートとツバメノート、、、

どのノートも、私にとっては、「大事な相棒」なので大切に使っています。

書き込んだり、貼り付けたりするたびに愛着が沸いてきます、、、。

仕事のノートを楽しみながら作っています!

最後まで読んでいただき、ありがとうございます。

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