Evernote使用歴8年 ～ ペーパーレスで仕事、生活の効率化を図る！ミニマリストへの道

2010年7月にiPhone４を購入したのを機にEvernoteの使い始めました。

使用歴8年になります。

PC、MacBook、iPad、iPhoneからアクセスして徹底して使っています！

 

▼現時点、Evernoteに収納しているノートの数は、約11,000（2018.05.24現在）

 

Evernoteには貴重な情報が沢山詰め込まれていますので、今では仕事、プライベート共に欠かせないアプリとなっています。

Evernoteなしには生活が成り立たないと言っても過言ではありません。

 

現在、Evernoteを使って紙の資料(手帳、ノート除く）を持たない生活、、、

ペーパーレス化で、仕事、生活のさらなる効率化を図っているところです。

今回は、私が、おすすめしたいEvernoteの使い方、、ほんの一例をご紹介します。

スケジュール管理は、基本、

トラベラーズノートの自作ダイアリー

iPhoneのスケジュールアプリ

の２つで行っています。

ただ、このスケジュールは、あくまでも私が直接関係するスケジュールだけなので、この２つだけでは職場全体のスケジュールが分かりません。

 

そこで、職場全体のスケジュールを把握するため庶務担当者が作成した週単位、月単位のスケジュール表をスキャンしてEvernoteに保存して管理しています。

 

職場全体のスケジュールは、各部署の行事がしっかり書き込まれていますので、かなりボリュームがあり、これを自作ダイアリーやスケジュールアプリに転記することは時間の無駄です。

スキャンしてEvernoteに保存する作業であれば、１分もかからずにできます、、、簡単です。

 

また、職場全体のスケジュールの他、各種の会合への案内状等もスキャンしてEvernoteに保存しています。

▼案内状のノート・・会合が終われば廃棄するので紙ベースで保管すると邪魔です。

 

開催日時等は、トラベラーズノートの自作ダイアリーに書き込みますが、場所等、特に地図等詳細な情報は記載できませんので、スキャンして画像として保管しておくのがベストです。

 

日時等は自作ダイアリーで確認し、場所等詳細な情報は、参加直前に、Evernoteに保管している案内状で確認する、、、というようなやり方をしていいます。

なお、案内状は、Evernoteに保存した後、即廃棄します。

 

iPhoneひとつあれば、どこにいてもスケジュールを確認できるというのは大変助かります。

 

※Googleのカレンダー等によるWEB上でのスケジュールの共有が便利ですが、諸般の事情により行っていません

※この職場全体のスケジュール表には、会議の開催予定等の簡単な項目しか記載されていませんが、情報管理上、Evernoteに保存することが相応しくない部分にはマスキングをしています、、、ほとんどありませんが(^^)

【注】Evernoteはクラウドサービスです、、、情報流出に備えて重要な資料については暗号化等しておくことをオススメします。

 

 

■職場関係

職場において頻繁に連絡を取り合う同僚の電話番号は、iPhoneの電話帳に登録していますが、同僚全て（職場全体）の電話番号をiPhoneの電話帳に転記するのは不可能

しかしながら、普段コンタクトを取ることのない同僚であっても、外出先において支給連絡を取らなければならない場合もあったりします。

そんな時に備えて、職場に備え付けてある職場の電話番号一覧表を、前記したスケジュール表と同様、スキャナーで読み込んで、Evernoteに保存しています。

▼連絡先のノート

こうしておけば、いざというときにいつでも連絡が取れます。

 

■来訪者

来訪者の情報は、基本、名刺で管理することになりますが、名刺の管理は結構大変です。

名刺を保存（紙のまま）するに当たっては、

・保存スーペース

・分類方法（会社ごと、名前順、、、等）

・分類する手間

・目的の名刺を探し出す手間

等、様々な面でストレスを伴います。

 

これがEvernoteであれば簡単！

スキャン（iPhoneで撮影）して保存するだけです。

保管スペースを考える必要がありません

また、検索機能が優れているので、必要な名刺は簡単に探し出せます、、、分類の必要もありません。

会社名、個人名で必要な名刺を即座に呼び出せます。

例えば、名前は思い出せないが、会社名は分かるなんてとき（逆の場合も）に、検索機能は大変便利です。

名刺管理する専用のアプリもありますが、Evernoteで十分です。

 

ちなみに、私の場合、名刺のノートは、現時点、661あります、、、

▼名刺を保管しているノートブックです。

 

紙の名刺の場合、この枚数を分類・整理するのも大変ですし、この中からピンポイントに目的の名刺を探し出すのも容易なことではありませんが、Evernoteで管理しているので安心です。

 

 

仕事の関係で、人前で話すことが時々あります。

話の内容が少々硬いので、少しでも話に興味を持って聴いてもらえるよう、冒頭に当日の話の内容と関連する小ネタを「まくら」として取り入れています。

ただ、ネタをゼロから考えるのは大変ですし、時間もありません

そこで、話の内容に合うようなネタを普段からチェックし、気に入ったものをEvernoteに保存しています。

話の内容には一定の傾向がありますので、ネタは比較的集めやすい、、、

ネタは、ネットで仕入れたり、新聞や雑誌の記事をスキャンしてEvernoteに保存しています。

記事を読んでいて、「いいね！」「おっ！使えそう」と思った時にサッと必要な部分をコピペしたり、クリップするだけです。

急に話をするようになったときなどには大変助かっています。

 

 

購入した品物を撮影し、必要な情報を添付してEvernoteに保存しています。

数例挙げてみます。

 

■例１：プリンターの場合

例えば、外出先で、

プリンターのインクを購入しなければならないことを思い出した

とします、、、

インクの型式も、プリンターの型番も数字とアルファベットの羅列で、どれもよく似ているので全く覚えていない、思い出せない

そこで、自宅に電話して家族に調べてもらおうと思ったが、誰も出ない、、

結局、その日、インクは買えず、後日出直すことに、、、

そのうち忘れてしまい肝心なときに印刷できないwww

なんてことはないでしょうか？

そんな時に備えて、購入した家電製品は、撮影して型番等の情報をEvernoteに保存しています。

 

▼プリンターの型番が分かるように保存

 

▼プリンターのその他の情報もネットから入手

 

家電のトラブルが発生し、メーカーや家電店に相談する際も、いちいち家電の裏や底のシールを確認する必要もありません。

もちろん、撮影にあたっては、型番が分かるように撮影しておきます。

常に、使用している家電の情報が手元にあれば便利です。

 

■例２：パソコンの場合

パソコンには寿命があります。

最近調子悪いな、、、と思って、購入月日を調べたところ、「もう6年も経っていた！」なんてことも、、、

最近よくフリーズしたりして調子悪かった、、、との認識はあったが、、、６年も経っていたなんて、、、というような感じです。

自分では、まだ3年くらいの感覚、、、経年の感覚って結構曖昧なものです。

パソコンで６年、調子も悪い、、、となれば、買い替え時？

パソコンは、或る日突然パソコンが動かなくなるかもしれませんので、これを機に、外付けハードディスクを購入してデータをバックアップすることにしました。

転ばぬ先の杖です。

購入時期が分かれば、パソコン買い換えの検討をする判断材料になります。

 

■例３：取扱説明書の場合

電子機器などを購入した時は、分厚い取扱説明書が付いてくるわけですが、、、

最近、取説はメーカーのホームページにPDFで掲載されている場合が多くみられます。

ダウンロードして簡単に入手できます。

そこで、私は、PDFを入手できる家電等については、紙の取説を処分し、PDFをEvernoteに保管しています。

めったに見ることのない沢山の取説が書棚の大事なスペースを占領しているのが残念でなりませんでした。

大量の取説を処分して以降は、書棚にかなりの空きスペースができました。

紙ベースの取説は、確かに見やすいのですが、EvernoteでPDFを保存しておくのがおすすめです。

 

 

レシートを撮影してEvernoteに保存しています。

きっかけは、モレスキン（手帳）のポケットから古いレシートの束が出て来たことがきっかけでした。

そのレシートは、2006年10月に東京に出張した時のもの

机の片付け中、たまたま出てきたもので、懐かしく思い、モレスキンのポケットに保管していたものです、、、（※モレスキンを使い始めたのは、もう少し後のことです）

▼レシートの日付、2006年10月12日となっています。今でもモレスキンのポケットに保管しています。

古いので変色しています、、、JRの都区内フリーパス（オレンジ色のカード）を購入して、色々観て回ったのを思い出しました、、、良い思い出です。

 

レシートの束を見ているうちに懐かしくなり、

・レシートってその時の記憶を喚起することもできる、、、

・写真とは、また違った記憶が蘇る

ということがわかり、保存を始めたというわけです。

 

また、レシートには時間が記録されていますので、日記をつけ忘れたときに、自分の行動の前後関係を調べるときの情報としても使えます。

保存は簡単！iPhoneのスキャナーアプリで撮影するだけです。

PDFで保存していれば、店名や商品名等で検索して、レシートを呼び出すことも可能です。

 

レシートは、Evernoteに保管した後、廃棄していますが、このレシートだけは、今でも記念にモレスキンで保管しています。

 

日記については、すでに記事を公開（▼）していますので、今回は詳細を控えますが、、、

Evernoteを毎日使用していて、最も頻繁にアクセス（使用）するノートが日記です。

 

Evernoteを入れたスマホはいつでも手元にありますので、毎日の出来事をリアルタイムで記録できます。

例えば、外出中の行動記録、時間や購入した物の金額など細かな情報も残せます。

写真を撮影して保存しておけば、文字では書ききれなかったことを記録として残せます。

紙の日記（日記帳）では書ききれなかった思い出をイメージとして残せます。

 

Evernoteでつけた日記には、毎日の役に立つ情報がたくさん蓄積されています。

 

上記で説明したのは、ほんの一部です

これらの他にも、

人間ドックや健康診断の結果

異動の際に受けた辞令

給与明細、、、

出張の記録

家電等の操作要領、パソコンのソフトの使い方

等、紙ベースのものを廃棄して、Evernoteで保存しています。

 

紙ベースのものは、パラパラと見る上では、大変便利なんですが、一回一回書棚から取り出して見るという作業が面倒です。

 

iPadやiPhoneなら、いつでも手元にあります。

暇なときにEvernoteを開けば、場所を選ばず確認することができます。

 

例えば、人間ドックや健康診断の結果、、、

前年の数値が気になるところ、、、

そんなとき、前年の数値を確認するため、診断結果を保管している書斎まで行き、ファイルを探して、確認するという作業をするかというと、、、NOです、、、

こうした作業は面倒なので、結局アクションを起こさず、そのうち忘れてしまうというのが、お決まりのパターンです。

 

その資料がiPadやiPhoneの中に保管されていれば、いつでも簡単に確認できます。

 

私のEvernoteの使い方のほんの一部をご紹介しましたが、他にも、

・アイデアメモとして情報を蓄積する

・家族の思い出の写真集をつくる

・旅行記録を残す

等、色んな使い方をしています。

Evernoteのプレゼンモードを使えば、蓄積した情報でプレゼンをすることもできますし、旅行記録を家族で楽しく見ることもできます。

場所を選ばず、職場や家庭で有意義な情報を共有できます。

私にとって、Evernoteのない生活は考えられません！

機会があれば、また、Evernoteの別の使い方を紹介したいと思います。

最後まで読んでいただきありがとうございます。

※Evernoteはクラウドサービスですので、個人情報等の管理については自己責任でお願いします。